info projektholdere

Der kommer løbende præcisering fra Erhvervsstyrelsen vedrørende LAG ordningen. Præciseringer fra Erhvervsstyrelsen indskrives løbende her.

 

---

 Præcisering vedrørende betalingsdokumentation:

 

Hvor det tidligere har været tilstrækkeligt med et kontoudtog som dokumentation for at udgifter er betalt, skal modtageren af betalingen specificeres. Det væsentligste ved betalingsdokumentationen er, at det er muligt at se at en betaling er sket til den leverandør, der har udstedt fakturaen.

Betalingsdokumentationen kan være i form af et kontoudtog udstedt af bank / pengeinstitut eller oplysninger fra dennes netbank. Det er vigtigt, at betalingsdokumentationen indeholder nogle specifikke oplysninger, om hvem der har modtaget betalingen, da den skal vise, at betaling er sket til rette modtager.

Betalingsdokumentationen skal indeholde:

• Bankoplysninger og kontooplysninger
• Dato på betaling
• Betalings ID / koden fra faktura eller fakturaudsteders kontonummer
• Overført beløb

Der skal altid foreligge bankdokumentation fra bankkonto som tilstrækkelig betalingsdokumentation. På bankkontoudtoget skal ansøgeren henvise til bilagsnumrene, som fremgår af udbetalingsskemaet for de enkelte fakturaer.

Følgende former for betalingsdokumentation kan derfor ikke godkendes:

• Udskrift fra bogføringssystemer kan ikke godkendes som betalingsdokumentation.
• En erklæring fra leverandøren med stempel der tilkendegiver, at fakturaen er betalt, og udskrift af leverandørens bankkonto kan ligeledes ikke godkendes som betalingsdokumentation.
• Kontantbetaling af større beløb fx køb af en maskine/inventar (beløbsstørrelse på over 1.000 kr.) kan ikke accepteres - selv med en tro og love erklæring. Oplysning på en faktura om, at den er betalt anses heller ikke som betalingsdokumentation.

 

---

Fra Netværksinfo 14. juli 2016, Vedrørende Håndtering af Tilbudsloven, nedenstående gælder alle projekter der har fået tilsagn fra 2015 og frem.

 

Udgangspunktet er, at der sanktioneres med 5-25 % i de støtteberettigede udgifter (og kun på den budgetpost, det vedrører), hvis tilbudsloven kun er overholdt delvist.

I sager omfattet af tilbudsloven (dvs. bygge- og anlægssager, hvor entreprisesummen overstiger 300.000 kr. ekskl. moms) er det besluttet, at det først er på udbetalingstidspunktet, at der skal foreligge dokumentation for at tilbudsloven er overholdt. I forbindelse med behandlingen af tilsagnet skal der foreligge to sammenlignelige overslag eller tilbud til vurdering af tilskudsberettigede udgifter. Det formelle underhåndsbud kan således afvente at blive gennemført i projektperioden, efter at der er givet tilsagn. Herved opnås også mulighed for, at arkitektudgifter forbundet med gennemførelse af udbuddet kan indgå i det støtteberettigede beløb.

Ovennævnte gælder tillige for tilsagn meddelt i 2015 og tidligere i 2016. Reglerne vedrørende tilbudslovens § 12, stk. 5 fremgår af vejledningen fra marts 2015 side 39 afsnit 5.1.1.

Eksempel 1: Der er oprindeligt gennemført en udbudsrunde, men tilsagnshaver vælger en entreprenør, der ikke var en del af runden. Der sanktioneres med 25 %. Et støtteberettiget beløb i en entreprise på 400.000 kroner nedsættes til 300.000 kroner. Hvis støtteprocenten er 20 %, nedsættes det udbetalte støttebeløb således fra 80.000 kroner til 60.000 kroner. Hvis støtteprocenten er 50 %, nedsættes der fra 200.000 til 150.000 kroner. Tilsagnshaver mister herved henholdsvis 20.000 og 50.000 kroner.

Eksempel 2: Sanktionsniveauet vil være 5-10 % fx i sager vedr. manglende overholdelse af tilbudslovens § 12, stk. 5.
Ved 10 % sanktion vil det føre til en reduktion fra 400.000 til 360.000 kroner i de støtteberettigede udgifter, hvorved der reduceres henholdsvis fra 80.000 til 72.000 kroner og fra 200.000 til 180.000 kroner, svarende til 8.000 eller 20.000 kroner ved tilskudsprocenter på 20 og 50.
Der vil muligvis, i meget begrænset omfang, være sager, hvor der helt kan undlades sanktion, men det tilrådes så vidt muligt at sørge for overholdelse af tilbudsloven. Særligt bemærkes, at revisionen har lagt meget vægt på, at der altid skal foreligge 2-4 tilbud fra den samme udbudsrunde (Underhåndsbud), med mindre det kan dokumenteres, at det ikke kan lade sig gøre, og at det billigste/mest økonomisk fordelagtige af disse skal antages.

3.5.1.1 - Dokumentation for overholdelse af tilbudsloven
Inden for rammerne af tilbudsloven skal ansøger som dokumentation indsende følgende:
1) Et download af den opfordringsskrivelse (eller ved offentlig licitation udbudsannonce), som ansøger har sendt til tilbudsgiverne, og som har været på udbud.dk. Det skal fremgå af skrivelsen (annoncen):
a. Hvilken ydelse, der udbydes (den udbudte opgave skal vedrøre det projekt, der søges om tilskud til)
b. Den valgte udbudsprocedure
c. Evt. tidsfrister
d. Kontaktoplysninger
e. Om der ved valget af leverandør vil blive lagt vægt på kriteriet laveste pris eller kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud.
2) De modtagne tilbud, både det valgte og det/de ikke valgte.
Tilbuddene skal opfylde følgende krav:
a. De skal være afgivet på sammenligneligt grundlag, jf. oplysningen i annoncen
b. De må ikke være kunstigt opdelt for at komme under tærskelværdien. ”

 Armslængde

Vær meget opmærksom på principperne om armslængde i vejledningen:

9.8 Princippet om armslængde

Der skal som udgangspunkt være uafhængighed mellem køber og sælger, således at udveksling af varer og tjenesteydelser som på det frie marked sker under fuld konkurrence. Tilbud eller prisen for en given ydelse må således ikke være bestemt af sammenfald af interesser mellem sælger og køber. Desuden kan ansættelse af nærtstående i projektansættelser alene ske på baggrund af en timeløn, der afspejler mindstelønnen på det relevante område og uden tillæg af overhead. Med interesseforbunden/afhængig part menes, at der mellem to parter er et indbyrdes ejerforhold, en bestemmende eller betydelig indflydelse, familiemæssige relationer eller en fælles tilknytning til samme større organisatoriske enhed.

Eksempel:

Parter, som altid anses for interesseforbundne/afhængige, er:

•Ægtefæller eller anden familie, fx børn, børnebørn, forældre og bedsteforældre, søskende og disses ægtefæller samt niecer og nevøer, hvor den ene er tilskudsmodtager, og den anden driver den virksomhed, der leverer varen eller tjenesteydelser til projektet.

•Virksomheder ejet af sammen person.

•En virksomhed, der ejer en anden virksomhed (fx moder-og datterselskab).

•Øvrige koncernforbundne virksomheder.

•En virksomhedsejer leverer konsulentydelse til et projekt, som han også er ansat i.

•Parter der i forvejen kender hinanden i forretningsmæssige sammenhænge

Afregning mellem parter, hvor der ikke er uafhængighed, kan ske, men skal ske til kostpriser, hvilket vil sige de faktisk afholdte og betalte nettoudgifter hos den part, som leverer varen/ydelsen. Det vil sige, at det er den dokumenterede indkøbsudgift inden tillæg af avance. Er der fx tale om en håndværksmæssig ydelse, kan der kun gives støtte til materialer til kostpris og løn svarende til mindstelønnen på det pågældende overenskomstområde uden overhead. Hvis kostprisen ikke kan dokumenteres, vil der blive trukket 25 % fra den angivne fakturapris.

Ovenstående betyder f.eks. at en forening ikke må have bestyrelsesmedlemmer til at fakturere i projektet, man må ikke få fakturaer fra nær familie m.v. Hvis du er i tvivl så spørg Erhvervsstyrelsen.